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資訊化速成:三小時搞定全月賬 作者:肖木

 

    編者按:在資訊化的浪潮中,中小企業由於資金、人力有限,不可能輕易上馬ERP等大型系統,只能通過分佈實施,將風險降到最低。處於浙江的紹興唯爾福婦幼用品有限公司就是這麼一家企業,他們以”三小時搞定全月賬”為目標,打了一場資訊化速決戰。
處於浙江的紹興唯爾福婦幼用品有限公司(下文簡稱“唯爾福公司”)是一家很典型的中小型企業,主要生產衛生巾等紙產品,人員規模一百來人,年利潤百萬元左右。有關專家稱,浙江的中小企業還處於初級的市場模式,目前只有義烏、紹興等專業市場的少數公司開始利用資訊技術。資訊化往往帶有企業特徵,唯爾福公司對資訊化的認識很直觀,就是——三小時搞定全月賬。
在全球資訊化的浪潮中,中國企業的資訊化工程也正如火如荼地進行。但與上海、杭州等城市相比,紹興企業走資訊化之路明顯慢了半拍。儘管裝備電腦對於紹興大大小小的企業來說都已是家常便飯,但真正用電腦進行資訊化管理的企業卻是少數。特別是在浙江紹興,95%以上是中小民營企業。這些企業由於資金所限,根本不可能實施動輒上百萬元的ERP系統。還有一些企業雖然建了一個漂亮的網站,但往往要麼是靜態的、數據無法動態更新,要麼是一個多年不變的空殼網站,與真正的資訊化管理還相差十萬八千里。
與此同時,越來越多的中小企業老總已認識到,要提高企業競爭力、做大做強企業,資訊化管理是必由之路。但是,路該怎麼走?紹興有沒有值得借鑒的中小企業資訊化管理的成功經驗?看看紹興唯爾福公司如何實施資訊化工程,也許能給大家帶來一點點的啟示。

輕鬆結賬

  2002年9月30日,是國慶節前的最後一天,唯爾福公司也和其他企業一樣要對本企業當月的各項經營業務進行結賬。下午5點鐘,當月的所有經營業務全部結束。只見操作員輕擊鍵盤,把尚未進入電腦的業務數據全部輸入電腦,隨後選擇電腦的核對功能,把相互關聯的業務數據自動逐筆勾對。
數據很快核對完成,在確保輸入電腦的數據準確無誤後,操作員選擇了電腦的匯總統計列印功能。隨著電腦螢幕上一行行數據的自動跳動,一張張報表輸出到印表機,所有原材料採購數、產品生產、銷售、鋪底、庫存數、銷售員工資等等統計數據都清晰地列印出來。到晚上8點,報表顯示數與倉庫的實物數一一核對正確,全月賬目正式結清。
外行人也許並不知曉其中有何成效,但企業老總卻是心知肚明,也是樂在其中,因為同樣的工作以往用手工方式,需要很多的員工加班加點一星期才能趕出來啊!財務主管李白先生介紹:“唯爾福公司以前財務、庫存的數據有兩個人專門管,月初要結清的賬往往在上個月25號就開始趕;現在我們就用‘半’個人就行了,當天老總要賬,三個小時後我們就能給!”

簡易的實施

  唯爾福公司的資訊化工程收到了可喜的成效,然而能走到這一步也並不是一帆風順的。早在幾年前,公司老總通過熟人介紹,也曾請了專業的軟體公司進行企業管理軟體的開發。當時的要求還很低,只希望開發出僅供一台電腦使用的單機版管理軟體。
儘管公司和開發人員雙方都投入了不少精力,但由於在某個業務問題上難以得到圓滿解決,結果軟體開發工作只得半途而廢。其實不僅僅是紹興唯爾福公司,已經有不少中小企業在資訊化工程中走了彎路。
資訊化工程使紹興唯爾福公司的企業管理水準上了一個臺階,但很奇怪的是,在紹興唯爾福公司竟然找不到一位普通的電腦維護人員,更談不上有精通電腦的技術專家!用該公司老總的話說,唯爾福公司的資訊化的思路就是“借用外腦”。紹興唯爾福公司用相對較低的價位聘請了紹興本地的電腦行家為公司進行軟體開發,使開發成功的企業管理軟體完全符合企業的實際需求,又引進了管理思想,同時保證了軟體的使用極其簡單方便。企業管理軟體正式上馬後,公司繼續聘請原來的開發人員進行系統維護,保障了管理軟體系統正常運行,以及軟體功能模組的可持續升級。
找一個懂行的人合作,只要能達到目的就不在乎用什麼形式,唯爾福公司最終以這樣簡約的方式取得效益。對於電腦管理帶來的影響,唯爾福公司算了三筆賬。

三筆賬

  第一筆是管理賬。減少勞動強度、降低勞動力成本、提高工作效率,這是紹興唯爾福公司實施資訊化工程後收到的顯而易見的成效。而資訊化工程給紹興唯爾福公司帶來的實惠遠遠不只這些。
產品庫存多少、各種貨物銷售數量、銷售價格、原材料耗用情況等等,從總經理、財務經理到相關員工,隨時輕點滑鼠即可瞭如指掌;各部門的業務數據通過網路全部實現了共用和有機結合,使每個部門的業務工作以及總經理的決策都能迅速及時地處理;降低庫存、實時調控產品的生產、銷售,都顯得那麼輕而易舉;從發貨開票到輔助總經理管理等一系列工作流程都採用了電腦操作,不僅減少操作員工,而且使公司管理更加規範、條理非常清晰、管理效率大幅度提高。
小企業業務比較簡單,可要求總經理面面俱到,什麼都得管。有了這麼一套管理工具,老總對轄下各類業務掌控得更加到位、自如,感覺很不錯。
第二筆是成本賬。這麼一套覆蓋企業各個部門的企業管理電腦網路系統,從軟體開發到系統維護僅僅花費了數千元人民幣,這使紹興唯爾福公司實現資訊化管理不再是一個奢侈的“夢”。公司老總算了一筆賬:“如果正式招收一名電腦專業畢業的員工,每月一千多元工資,再加上各種福利,每年至少要兩萬元,遠遠超過目前的費用,而且技術水準不可能與具有豐富實踐經驗的專家相比,軟體的開發和維護很難做得象現在這麼好。”
老總不僅算了管理賬、成本賬,還從電腦軟體裏挖掘銷售價值。現在唯爾福公司的客戶要是來訪,公司就會把他們帶到電腦前參觀一下公司數據,活生生的生產、庫存數據令客戶信服,“一看就不會是自己造出來的賬”。建立了信任,買賣自然就圓潤順手了。今後,唯爾福公司還想建一個網站開發新客戶。這是一筆銷售賬。
這是三筆明白賬。唯爾福公司已經向兄弟公司在推廣自己的做法。可是在他們的周圍,很多相似的公司對此並不“感冒”。記者問到為什麼這麼多公司不太積極,李白回答道:“要上電腦網路、找技術人員,這一切都很麻煩。他們嫌麻煩。”停下來想了一會兒,李先生又說:“我們老總想把公司做正規,數據清楚一些好。但別的企業則可能不同。如果上了電腦管理,有的公司可能會嫌‘不太好做賬’。”
感謝 紹興唯爾福婦幼用品有限公司 資訊顧問 金峰

    編後:民營企業機制靈活,追求的是效益最大化,與市場貼得最近。有人說,佔據絕對優勢的私營經濟、中小企業林立以及根深蒂固的市場化理念,促使江浙一帶的企業選擇了一種直接有效的、匕首式的資訊化方式。所以ERP、整體解決,對他們來說提都別提,“三個小時搞定全月賬”就夠了。在中小企業主看來,夠用就是最好的。
目前,紹興企業的資訊化工程已經得到了政府的大力支援以及社會的重點關注。紹興已成為首批全國製造業資訊工程重點試點城市。在環境需要企業經營越來越規範的背景下,願紹興的中小企業,尤其是中小民營企業在資訊化道路上走得更快些。